本厅各处（室、局），厅属各单位：

　　为适应新时期财政工作发展需要，提高自治区财政厅机关档案工作效率和科学管理水平，维护档案的完整安全，使档案工作能更好地为机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《广西壮族自治区档案管理条例》以及中央办公厅、国务院办公厅《机关档案工作条例》等法律法规精神，结合本厅工作实际，今年8月，我厅印发了《自治区财政厅内设机构档案收集归档改革试点方案》，并于9月1日正式实施档案收集归档改革试点工作。经过3个多月的工作，改革试点工作取得了阶段性成效。为使本厅档案管理工作进一步正常化、规范化，经研究，决定在本厅内设机构全面实施档案收集归档整理工作。为确保工作的顺利开展，现将有关事项通知如下：

　　一、实施改革的内容

　　根据《机关档案工作条例》规定，在本厅机关内设机构实施档案收集归档整理工作。凡是反映本厅机关当年主要职能活动和在工作活动中形成的具有查考价值的文件材料，主要包括：本机关的收发公文，电子文档，会议材料，登记簿册，编印出版物的底稿和样本，反映本机关工作的照片、录音和影像，等等，原由机关档案室收集归档整理，改为由本厅各处（室、局）、厅属各单位收集归档整理。

　　（一）各处（室、局）、厅属各单位应制定本部门档案管理内部制度，负责本部门业务活动中形成的具有保存价值的各种载体档案的收集，并按照相关整理规范要求，对收发公文、电子文件、会议材料、声像照片材料等，及时进行收集、归档、整理。

　　（二）厅机关档案工作实行“谁收集归档谁负责”即部门责任制度。各处（室、局）、厅属各单位应将档案工作纳入目标管理考核，建立文件管理员岗位责任制。出现应归档材料未归档或未及时归档、归档整理不规范等情况时，由部门负责人向厅办公室作出书面说明并及时归档。

　　二、实施改革的方法和步骤

　　按照《广西壮族自治区归档文件整理实施细则（试行）》的要求，各处（室、局）、厅属各单位的档案整理以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

　　（一）各处（室、局）、厅属各单位按照收发文登记簿将收发文和联合发文收集齐全完整，并收集本部门在职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料和作为文书档案附件的其它形式、载体的档案材料。文件的归档范围和不归档范围，按照《自治区财政厅档案管理办法》（桂财办〔2007〕4号）的规定执行。

　　（二）以件为单位整理归档文件。一般以每份文件为一件。文件发文以正本与定稿为一件，收文以文件正本与有领导批示或有处理结果的文件处理单为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文为一件，重要文件的草稿各为一件。

　　（三）归档文件应按件用不锈钢钉进行装订，也可用其他方法装订，但须符合档案保护要求，装订的文件要求左、下侧对齐。文件较厚的在左侧三孔穿线装订。装订前要去掉文件上的金属物，装订线上有字迹的应加边托裱，字迹不清的应复制与原件一起装订。装订要结实、整齐、不掉页、不压字、不损坏文件，便于阅读。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文本在后。会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。

　　（四）归档文件采取年度—组织机构—保管期限的方法进行分类，并保持分类稳定。年度指文书档案全部按年度分类，即将文件按形成年度分类。组织机构指以本部门为类目进行分类。按照自治区财政厅《关于印发自治区财政厅文书档案保管期限表的通知》（桂财办〔2007〕33号）规定，将归档文件按其保存价值的不同分别划分为永久和定期二大类,其中定期又分为30年、10年两种期限。

　　（五）归档文件在年度—组织机构—保管期限内按时间先后顺序进行排列，逐件编写流水号。同时在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。本厅归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号和机构等项。

　　（六）归档文件整理后，各处（室、局）、厅属各单位应将归档文件录入计算机的《GD2000档案管理系统》中。录入方法有两种。一种是先编件号后录入，实行“件号优先”的原则，后面发现的文件不再插入相关时间的归档文件当中，只续在归档文件的最后进行编号录入。第二种是随办随归档，所有文件收到后即录入相关期限、类别中去，到年底再由计算机中自动整理排列编号编目打印出固定目录（式样见附件1）及件号，然后再对应计算机编制的件号在实体文件上编号。成套性文件需集中排列时可选择第一份或最后一份时间为著入时间，其他文件可通过“虚拟”同一时间来解决。录入的过程则强调宜细不宜粗，尽量地把每份文件的标题、作者、文号、时间、页数等项目完整录入，没有题名或题名不能反映文件内容的要重拟题名。录入工作完成后应留存信息，硬盘一份，软盘至少两份。然后打印出一套目录保存，目录可一年装订一本也可一年内按期限或类别分开装订成若干本，根据目录量多少自己掌握。每一本目录应加一张封面，并在封面把相关内容填写好，期限、机构（问题）可根据需要选择填写或不填写。

　　（七）归档文件按年度、组织机构、保管期限、件号顺序分别进行装盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。在盒脊设置项目中，填写年度、组织机构、保管期限、起止件号等项目。装盒时不同年度、不同期限的归档文件不能装在一个盒子内，盒号暂不填写，待将来档案馆接收档案进馆时根据需要统一填写。每盒内应放备考表（式样见附件2）一份，以说明盒内文件情况，无情况说明的也要填上整理人、检查人、时间等项目。

　　三、实施改革的时间

　　自2011年1月1日起，本厅各处（室、局）、厅属各单位对其形成的文件材料按年度进行收集归档整理。

　　四、实施改革的工作要求

　　（一）切实加强领导，全面推进档案改革工作。各处（室、局）、厅属各单位要高度重视档案收集归档整理工作，把它作为本部门基础业务建设的重要内容，加强领导，统一认识，切实将档案改革工作落到实处。

　　（二）重视档案收集归档工作，确保档案归档的及时性、完整性。各处（室、局）、厅属各单位要严格按照《自治区财政厅档案管理办法》（桂财办〔2007〕4号）的规定及时做好档案的收集归档工作，力争把档案归档齐全率达到100%。

　　（三）做好档案整理工作，确保档案整理质量。各处（室、局）、厅属各单位要按照《关于印发自治区财政厅文书档案保管期限表的通知》（桂财办〔2007〕33号）的规定和档案整理的规范要求，整理的档案质量符合《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》的要求。

　　（四）做好档案移交工作，实现档案规范化管理。各处（室、局）、厅属各单位文件管理员应检查本部门归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制档案目录，由处（室）负责人签字核准，于次年6月30日前向厅机关档案室移交档案、档案目录、档案数据并履行移交手续。

　　附件： 1.归档文件目录（式样）

　　2.备考表（式样）

　　二○一○年十二月十七日